AUTOMATISIERUNG FÜR AGENTUREN

Nimm mehr Kunden an, ohne neue Leute einzustellen.

Wir automatisieren die Routinearbeit rund um deine Kundenprojekte. So bedienst du mehr Kunden mit dem Team, das du schon hast, und deine Marge wächst mit.

  • Recherche und Aufbereitung laufen automatisch vor dem Projekt
  • Erstentwürfe kommen fertig zum Drüberschleifen
  • Reports und Call-Vorbereitung liegen fertig im Postfach
  • Neue Kunden im System, ohne stundenlange Handarbeit beim Onboarding
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Timo Baran, Improvement Media: bis zu 8 Stunden Routine pro Kundenprojekt automatisiert
Carlo Menga

Deine besten Leute
verschwenden ihre Zeit.

14 tabs · 12 tools · 11 todos · 7 follow-ups · alles gleichzeitig

Vor jedem Kunden-Call muss sich einer deiner Experten erst wieder einarbeiten: alles nochmal durchgehen, die Zahlen zusammensuchen, einen Kollegen fragen, wo das Projekt gerade steht. Eine Stunde pro Kunde, jede Woche. Zeit, die in einen neuen Kunden fließen könnte.

Neuer Kunde? Erst Zugänge hinterherlaufen, Kickoff-Notizen zusammensuchen. Nach dem Call geht die eigentliche Arbeit los: alles aus dem Gespräch rausziehen, aufbereiten, ablegen. Und was im Kickoff besprochen wurde, weiß am Ende nur die eine Person, die dabei war, in ihren eigenen Notizen, für den Rest vom Team nicht nachvollziehbar.

Am Monatsende warten dann noch Reports, Status-Updates und Doku, die keiner gemacht hat. Rechne alles zusammen, und ein großer Teil der Woche geht bei deinen Experten für Arbeit drauf, die keine Expertise braucht. Willst du mehr Kunden, musst du mehr Leute einstellen. Genau das drückt die Marge.

Die Zeit deines Teams gehört in echte Kundenarbeit.
Die Routine läuft ab jetzt von selbst.

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Was wir für dich automatisieren:
vom Onboarding bis zum Abschluss.

Wir automatisieren die Routinearbeit deiner Agentur, entlang des kompletten Kunden-Lebenszyklus. Gebaut wird Workflow für Workflow, priorisiert nach deiner Zeitanalyse.

01geplant
Onboarding
zugänge · akte · board
02
Research
dossier · konkurrenz-scan
03
Content
skripte · briefings · copy
04
Auswertung
reports live aus deinen tools
0518:00
Reporting
monatsreport · status · doku
rein: datenläuft nach systemraus: fertig
Du gibst die Richtung vor. Die Automatisierungen machen die Routinearbeit.
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So kommen die Automatisierungen in deine Agentur.

01
SCHRITT 01Prozess-Analyse und Aufräumen
Wir gehen durch deine bestehenden Abläufe und messen, wo deine Stunden liegen. Unnötige Schleifen fliegen raus, deine Umsetzung bekommt eine klare Struktur. Das ist die Basis für jede Automatisierung.
02
SCHRITT 02Strukturierte Datenbasis aufbauen
Kunden- und Projekt-Infos landen an einem Ort: Zugänge, Kickoff-Infos, Absprachen, Stände. Strukturiert aufbereitet, damit eine KI die Daten lesen und verarbeiten kann.
03
SCHRITT 03Automatisierungen und KI-Mitarbeiter einrichten
Wir bauen die Workflows aus der Analyse, der größte Zeitfresser zuerst. Fest definierte Aufgaben laufen voll automatisiert; wo ein Workflow selbst sucht, liest und verdichtet, arbeitet ein KI-Mitarbeiter deinem Team zu.
04
SCHRITT 04Testing und Qualitätssicherung
Bevor ein Workflow live geht, läuft er gegen echte Fälle aus deinem Alltag. Erst wenn die Ergebnisse sitzen, geht er in den Echtbetrieb.
05
SCHRITT 05Go-Live und Übergabe
Der Workflow geht live und übernimmt die Routine. Wir zeigen deinem Team, wie es ihn bedient, und begleiten die ersten Wochen eng, während wir im Echtbetrieb nachschärfen.
06
SCHRITT 06Laufender Ausbau
Deine Agentur wächst, die Automatisierungen wachsen mit. Wir ergänzen Workflow für Workflow, was deine Umsetzung schneller macht, mit denselben Checkpoints und derselben Doku wie beim ersten Bau.
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Was wir für dich automatisieren.

Fünf Bereiche entlang des Kunden-Lebenszyklus: vom Onboarding bis zum Monatsreport.

Onboarding, das sich selbst vorbereitet

Zugänge, Kundenakte & Board: startklar zum Kickoff

Sobald ein Kunde zusagt, fordert der Workflow die Zugänge an, legt die Kundenakte nach festem Schema an und stellt das Projekt-Board auf. Du startest mit allem an einem Ort.

  1. 1Zugänge & Assets werden automatisch angefragt und abgelegt.
  2. 2Kundenakte nach festem Schema: jede Info an ihrem Platz.
  3. 3Projekt-Board steht, bevor der Kickoff-Call beginnt.

Research-Dossier in etwa einer Stunde

Markt, Zielgruppe & Konkurrenz: statt 20 offener Tabs

Statt stundenlang durch Google, Reddit und Foren zu klicken, trägt der Workflow die Quellen zusammen und legt sie als sauberes Dossier ab, immer nach demselben Muster.

  1. 1Quellen aus Web, Reddit & Foren automatisch zusammengetragen.
  2. 2Immer dieselbe Struktur: vergleichbar über alle Kunden.
  3. 3Aus 3 bis 5 Stunden Handarbeit wird ein geprüfter Entwurf.

Erste Content-Entwürfe in Minuten

Skripte, Briefings & Copy: Entwurf kommt fertig, dein Team reviewt

Auf Basis der Kundenakte entstehen Ad-Skripte, Briefings und Seiten-Copy als Entwurf. Dein Team gibt die Richtung vor und macht den Feinschliff.

  1. 1Erste Entwürfe in Minuten, auf Basis echter Kundendaten.
  2. 2Gleichbleibende Qualität: dein Team reviewt, statt zu tippen.
  3. 3Erweiterbar: Social Posts, VSL-Skripte, Landingpage-Copy.

Zahlen ohne Screenshot-Sammeln

Kein Zusammensuchen mehr vor dem Report

Heute klickt sich jemand durch jedes Tool, macht Screenshots und tippt Zahlen ab, bevor ein Report steht. Künftig kommen die Zahlen direkt aus deinen Tools, ob Werbe-API, Analytics oder Search Console. Auffälligkeiten sind schon markiert, bevor jemand draufschaut.

  1. 1Kennzahlen live aus deinen Tools, nichts von Hand abgetippt.
  2. 2Auffälligkeiten markiert, das Wichtige sofort im Blick.
  3. 3Alle Kanäle an einem Ort, statt durch fünf Tools zu klicken.

Monatsreport, fertig im Postfach

Report, Status & Doku: automatisch zusammengestellt

Zum Stichtag baut der Workflow den Kunden-Report, das Status-Update und die Doku zusammen. Vor dem Call liegt alles bereit. Du gehst nur noch drüber.

  1. 1Monatsreport pünktlich, im festen Layout je Kunde.
  2. 2Status & Doku entstehen mit, ohne Feierabend-Arbeit.
  3. 3Du gibst frei, der Versand passiert automatisch.
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Was sich mit Automatisierungen ändert.

Agentur heute
  • Projekte laufen langsam, jeder Schritt hängt an Handarbeit
  • Projektwissen steckt in einzelnen Köpfen und privaten Notizen
  • Ist einer krank, steht sein Projekt still
  • Deine Experten verlieren Stunden pro Woche an Routinearbeit
  • Neue Kunden nur mit neuem Personal, die Marge schrumpft
  • Jeder macht es anders, die Qualität schwankt von Projekt zu Projekt
Mit Automatisierungen
  • Projekte laufen schnell, die Routine läuft von selbst
  • Wissen liegt zentral im System, für alle nachvollziehbar
  • Fällt einer aus, läuft das Projekt weiter
  • Deine Experten stecken ihre Zeit in echte Kundenarbeit
  • Mehr Kunden mit demselben Team, die Marge wächst
  • Fester Ablauf, gleiche Qualität bei jedem Projekt
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Timo Baran · Improvement Media · Performance-Marketing-Agentur

Bis zu 8 Stunden Routine pro Kundenprojekt: erst gemessen, dann automatisiert

Vorher

Der Inhaber machte alle Routine-Aufgaben von Hand: Screenshots aus dem Werbeanzeigenmanager vor jedem Kunden-Call, 3 bis 5 Stunden Research pro neuem Kunden, 2 bis 3 Stunden Nacharbeit an jedem KI-Entwurf. Alles hing an ihm, nichts war aufgeschrieben. Für mehr Kunden war kein Platz im Kalender.

Der Zweifel

KI hatte er längst probiert. Sein Fazit damals: Die Entwürfe kommen schnell, aber die Qualität reicht nicht, die Nacharbeit frisst den Vorteil wieder auf. Überzeugt hat ihn ein anderer Einstieg. Die gemeinsame Zeitanalyse zeigte schwarz auf weiß: bis zu 8 Stunden automatisierbare Aufgaben in jedem neuen Kundenprojekt.

Heute

Vor jedem Kunden-Call liegt der Report fertig im Postfach, die wichtigen Punkte markiert: etwa 5 Minuten Lesen statt 30 Minuten Screenshots. Research kommt als fertiges Dossier zurück, immer gleich aufgebaut. Skript-Entwürfe starten mit fertigem Briefing. Und weil jeder Ablauf aufgeschrieben ist, hängt der Laden nicht mehr an einem Kopf. Das wichtigste Ergebnis für ihn: jeder Ablauf läuft jedes Mal gleich. Und das Ziel dahinter: mehr Kunden annehmen, ohne mehr Stunden zu arbeiten.

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Unser Prozess

In drei Schritten zur automatisierten Umsetzung

Ein klarer Ablauf, von der ersten Frage bis zum laufenden Workflow.

Schritt 1
Potenzialanalyse
Buch dir einen Termin direkt im Kalender. 15 Minuten am Telefon: du erzählst, was gerade am meisten Zeit frisst, wir sagen dir ehrlich, ob und wo Automatisierung bei dir greift.
Schritt 2
Zeitanalyse-Call
Wir gehen deine Abläufe im Detail durch und erfassen, wo deine Stunden liegen. Danach bekommst du einen konkreten Vorschlag: welche Workflows zuerst und was sie dir bringen.
Schritt 3
Umsetzung
Entscheidest du dich für die Zusammenarbeit, starten wir mit Konzept und Fundament: Datenbasis, Zugänge, Prioritäten. Danach bauen wir Workflow für Workflow deine automatisierte Umsetzung, mit Checkpoints, an denen du den Stand siehst.
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Carlo Menga

Du redest mit der Person, die deine Workflows baut und versteht.

Ich habe KI genutzt, als die ersten Tools kamen. Aus Neugier, und weil schnell zu sehen war, wohin das läuft. Seitdem stecke ich tief im Thema: jedes neue Modell getestet und ausgereizt, was damit geht.

Irgendwann reichte mir das Anwenden nicht mehr. Ich habe angefangen, Abläufe zu automatisieren, erst meine eigenen, dann die von Solopreneuren in meinem Umfeld. Mit jedem Projekt wurde klarer, was in der Praxis wirklich Zeit spart.

Heute baue ich KI-Automatisierungen für Agenturen und Dienstleister, die im Tagesgeschäft messbar Stunden freimachen.

Was du wahrscheinlich fragst.

Was kostet das?
Ein einmaliges Setup-Projekt, danach optional laufender Betrieb. Der Umfang hängt von der Zeitanalyse ab. Deshalb steht der Preis nach Schritt 2 fest, mit klarem Leistungsumfang.
Was passiert in der Potenzialanalyse?
15 Minuten am Telefon oder per Video. Du beschreibst, was am meisten Zeit frisst, ich sage dir, was davon automatisierbar ist. Danach entscheidest du.
Wie viel Aufwand habe ich als Kunde?
Die Zeitanalyse-Fragen beantworten, Zugänge bereitstellen, an den Checkpoints Feedback geben. Den Bau übernehmen wir.
Funktioniert das für meine Agentur?
Wir sind auf Web- und Marketing-Agenturen spezialisiert, besonders auf die wiederkehrende Kampagnen- und Projektarbeit. Ihr braucht keine bestimmte Software: wir bauen auf dem auf, was ihr nutzt, und richten ein, was fehlt.
Ersetzt das meine Mitarbeiter?
Nein. Die Automatisierungen übernehmen die Routinen, die heute Fokuszeit fressen: Auswertungen, Research, Report-Vorbereitung. Beratung, Strategie und Kreation bleiben bei dir und deinem Team, mit mehr Zeit dafür.
Gehört mir das System am Ende?
Ja. Alles läuft in euren Accounts, die Zugänge bleiben bei euch, die Dokumentation gehört zum Projekt. Ihr könnt alles ohne uns weiterbetreiben, es gibt keinen Lock-in.

Hol dir deine Stunden zurück.

Buch dir eine Potenzialanalyse. 15 Minuten, eine kurze Frage vorab, direkter Termin im Kalender. Du gehst mit einer ehrlichen Einschätzung raus, was bei dir automatisierbar ist.

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